Tutti usiamo un servizio di posta elettronica, una webmail, per ottenere un indirizzo email e inviare o ricevere messaggi, come Outlook.com, Gmail, Yahoo Mail, Libero Mail ecc.
Quando si utilizza un servizio online per ricevere le email, è possibile scaricare i messaggi su pc usando un programma di posta elettronica come Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Apple Mail o altri client per leggere la posta dal pc, notebook o smartphone.
Le email contengono spesso informazioni e allegati molto importanti. Sebbene consultarle sia molto semplice - basta infatti usare la ricerca per individuare il messaggio di cui abbiamo bisogno - non dobbiamo dimenticarci che è possibile perderle a causa di un trasferimento di dominio.
Utilizzando le e-mail per lavoro, avrai ben chiaro quanto siano importanti poiché costituiscono la corrispondenza giornaliera con clienti e fornitori. Se perdessi le tue email a seguito di una migrazione del dominio, significherebbe una grande perdita di denaro.
Le caselle di posta professionali sono spesso legate al dominio e risiedono nel provider.
In situazioni di queste basta una variazione agli accordi commerciali, una modifica al nome dominio o un cambio di host per perdere l’accesso alle proprie e-mail.
È bene quindi predisporre fin da subito backup periodici delle proprie caselle di posta.
La creazione di un file di backup da salvare direttamente nel proprio pc ha, inoltre, un duplice vantaggio.
In primo luogo ci permette di creare delle copie dei nostri archivi di posta in locale, così da poterli conservare e consultare senza il rischio che vengano cancellati o rimossi dal server.
Il secondo vantaggio è di poter ripulire la casella di posta in arrivo e cancellare tutti i messaggi più vecchi, per recuperare spazio nella webmail qualora fosse quasi saturo.
Il modo più semplice per realizzare un backup locale è quello di affidarsi alle funzioni specifiche presenti nei client di posta.
Di seguito le guide per la realizzazione del backup nei maggiori client di posta:
Microsoft Outlook
Per esportare un backup:
1. Vai in alto su File, seleziona Apri ed esporta e infine Importa/Esporta;
2. Seleziona Esporta in un file e fai clic su Avanti;
3. Scegli File di dati di Outlook (pst);
4. Scegli la cartella del tuo account di posta di cui vuoi salvare un backup;
5. Indica o conferma il percorso di salvataggio e clicca su Fine.
Per importare un backup:
1. Vai in alto su File, seleziona Apri ed esporta e infine Importa/Esporta;
2. Seleziona Importa dati da altri programmi o file e fai clic su Avanti;
3. Scegli File di dati di Outlook (pst) e clicca Avanti;
4. Scegli il File di dati di Outlook (pst) che desideri importare andando su Sfoglia;
5. In Opzioni, scegli in che modo importare i messaggi di posta o i contatti;
6. Clicca su Fine e attendi il completamento dell’operazione.
Apple Mail
Per esportare un backup:
1. Dall’applicazione Mail, clicca col tasto destro sulla cartella di posta che desideri esportare;
2. Seleziona Esporta casella di posta;
3. Scegli il percorso dove salvare la casella così esportata e clicca su Scegli;
4. Ripeti la procedura per ogni cartella.
Per importare un backup:
1. Dall’applicazione Mail, clicca in alto su File;
2. Seleziona Importa caselle;
3. Scegli l’opzione File in formato mbox e clicca su Continua;
4. Vai nella cartella dove hai salvato il file precedentemente esportato, seleziona il file e clicca su Scegli.
Thunderbird
Se possiedi un pc Windows
Per esportare un backup:
1. Vai nella cartella Utenti e fai clic sulla tua cartella personale;
2. Seleziona la cartella nascosta AppData. Se non trovi questa cartella, abilita la visualizzazione dei file nascosti dal tuo sistema;
3. Cerca la cartella Roaming e clicca due volte;
4. Posizionati nella cartella Thunderbird e col tasto destro del mouse seleziona Copia;
5. Puoi salvare questa cartella in qualsiasi spazio di archiviazione, come una pendrive, una scheda SD o un hard-disk esterno selezionando Incolla col tasto destro del mouse.
Per importare un backup:
1. Dal tuo dispositivo di archiviazione, clicca col tasto destro del mouse e seleziona Copia:
2. Vai nella cartella Utenti e fai clic sulla tua cartella personale;
3. Seleziona la cartella nascosta AppData. Se non trovi questa cartella, abilita la visualizzazione dei file nascosti dal tuo sistema;
4. Cerca la cartella Roaming e clicca due volte;
5. In un punto libero della cartella, clicca col tasto destro del mouse e seleziona Incolla;
6. Conferma di voler sovrascrivere l’attuale cartella.
Se possiedi un Mac
Per esportare un backup:
1. Fai clic sul pulsante menu, quindi clic su Aiuto e dal sottomenu selezionare Risoluzione dei problemi;
2. Clicca su Mostra nel Finder. Ti si aprirà la cartella del profilo di Thunderbird;
3. Chiudi Thunderbird;
4. Dalla cartella di profilo, apri il menu Vai e seleziona due volte Cartella dell'elemento;
5. Tieni premuto il tasto Control facendo clic sulla cartella Thunderbird e seleziona Copia "Thunderbird";
6. Puoi salvare questa cartella in qualsiasi spazio di archiviazione, come una pendrive, una scheda SD o un hard-disk esterno, tieni premuto il tasto ctrl mentre fai clic all'interno dell'unità e seleziona Incolla elemento.
Per importare un backup:
1. Tieni premuto il tasto ctrl mentre fai clic sulla cartella del backup di Thunderbird, salvata nel tuo spazio di archiviazione, e seleziona Copia "Thunderbird";
2. Avvia Thunderbird e chiudi la finestra di configurazione account, se visualizzata;
3. Fai clic sul pulsante dei menu, quindi clic su Aiuto e dal sottomenu selezionare Risoluzione dei problemi;
4. Clicca su Mostra nel Finder. Ti si aprirà la cartella del profilo di Thunderbird;.
5. Chiudi Thunderbird.
6. Dalla cartella di profilo, apri il menu Vai e seleziona due volte Cartella dell'elemento;
7. Tieni premuto il tasto Control facendo clic all'interno della cartella e seleziona Incolla elemento.
8. Quando richiesto, confermare la sostituzione dei dati correnti.
